נשמח לתת מענה
03-7913200 

 

חיפוש :

חמישה צעדים בדרך לביצוע תהליך ההערכה באופן אפקטיבי

2/9/2015

המאמר נכתב בידי ערן אפרים, יועץ ארגוני בכיר בקבוצת ALD  ומוביל תחום ניהול אפקטיבי של המשאב האנושי.

אחד האתגרים המורכבים ביותר עבור מרבית בני האדם הינו מתן משוב לאדם אחר. הדבר נכון במיוחד כאשר מדובר במשוב שאינו חיובי – פעמים רבות כאשר דבר מה מפריע לנו, אנו מתקשים לומר זאת,  גם אם מדובר באנשים הקרובים לנו ביותר. אנו נוטים לדחות את מתן המשוב, ולעיתים אף איננו מבצעים אותו כלל. הדבר נכון, וביתר שאת, כאשר אנו כמנהלים נדרשים להעביר הערכה שנתית עבור העובדים שלנו.

מדוע אנו נתקלים בקושי זה? מהו העקרון המנחה של כל תהליך הערכה שנתי, הזהה בכל ארגון?

במאמר זה נצעד את הצעדים להבנת העקרון המנחה ונממש אותו בדרך לביצוע נכון ומקצועי של תהליך ההערכה השנתי.

 

צעד ראשון – הכרה בתחושות ומתן לגיטימציה.

כמנהלים, תהליך ההערכה השנתי דורש מאתנו להיישיר מבט אל עובד אתו אנו עובדים ביומיום ואף לומר לו לעיתים דברים שלא יערבו לאוזניו. מתן הערכה לעובד הינה דבר מורכב לא רק עבור מנהלים "חלשים". בעבודתנו עם מנהלים, לאורך השנים, נתקלנו לא אחת במנהלים בעלי כריזמה המתנהלים באופן אסרטיבי ביומיום, אך בשיחות בארבע עיניים שיתפו אותנו בתחושות של דריכות ואף מתח לקראת תהליך ההערכה.    הצעד הראשון בדרך לתהליך הערכה מוצלח הינו הכרה ומתן לגיטימיות לתחושות הללו, זה אנושי וטבעי. רק לאחר מתן לגיטימציה והכרה בתחושות הללו, ניתן לבצע את תהליך ההערכה באופן אפקטיבי.

 

צעד שני– ביצוע עבודת הכנה.

על מנת לכתוב לעובד הערכה מקצועית נדרש לבצע עבודת הכנה יסודית. חשוב לזכור כי ההערכה הינה שנתית, ולפיכך נדרש לבחון את תפקוד העובד לאורך השנה שחלפה. מומלץ להסתייע בכל נתון שיכול להיות רלוונטי – חוות דעת שהעובד קיבל מגורמים עימם בא במגע במהלך השנה, סיכומי פגישות שקויימו עם העובד ובהם נקבעו יעדים לביצוע, תוצרים של עבודת העובד לאורך השנה, פידבקים חיוביים ושליליים שהוענקו לו לאורך השנה, ועוד. לאחר סקירת כל המידע, יש לבחון מהם דפוסי התפקוד שאפיינו  את העובד במהלך השנה (עמידה בזמנים/איחור, יוזמה/פאסיביות, שירותיות) ולרשום דוגמאות קונקרטיות עבור דפוסים אלו.

 

צעד שלישי – מימוש העקרון המנחה של תהליך ההערכה.

לאחר שנאספו הנתונים ונערך מיפוי לדפוסי ההתנהגות של העובד, ועל מנת לכתוב הערכה שתהיה מותאמת לתפקודו, חשוב להבין תחילה את העקרון המנחה של התהליך.

העיקרון המנחה של תהליך ההערכה הינו: הערכת  העובד על תפקודו מתקיימת ביחס לציפיות הארגון והמנהל. עקרון מנחה זה זהה בכל ארגון (בעוד שהפרמטרים הנבחנים בתהליך וטווחי הציונים משתנים).

כאמור, ישנן שלוש רמות  תפקוד ביחס לציפיות: נמוך מהציפיות, תואם את הציפיות, גבוה מהציפיות.

 

תפקוד נמוך מהצפיות – עובד אשר אינו מתפקד בהתאם למצופה ממנו. ציון הערכה של עובד זה יהיה נמוך באופן מובהק מציון ההערכה הממוצע שבארגון (יותר מסטיית תקן אחת מתחת לממוצע).

תפקוד תואם את הציפיות – עובד אשר מתפקד בהתאם למצופה ממנו, אך מבצע רק את המצופה ממנו ולא מעבר לכך, הינו עובד בעל רמת ביצוע התואמת את הציפיות, כמו מרבית העובדים בארגון. ציון ההערכה של עובד זה יהיה סביב הציון הממוצע (בין סטיית תקן אחת מתחת לממוצע לסטיית תקן אחת מעל הממוצע).

 

תפקוד גבוה מהצפיות – עובד אשר מתפקד באופן מתמשך ועקבי מעבר למצופה ממנו. ציון ההערכה של עובד זה יהיה גבוה באופן מובהק מהממוצע (מעל לסטיית תקן אחת מעל הממוצע).

 

מנסיוננו בארגונים לאורך השנים, מצאנו כי עיקרון פארטו, הגורס כי בתופעות רבות 20% מהגורמים מייצרים כ-80 אחוז מהתוצאות, חל ביתר שאת גם בתחום ניהול המשאב האנושי – מקור מרבית התהליכים והיוזמות שהן בעלות ההשפעה הרבה ביותר על ביצועי הארגון, הינו אותם 20% מהעובדים בעלי התפקוד הגבוה.

הצעד השלישי, אם כך, הינו לזהות באופן נכון את רמת התפקוד של העובד ולתת לו הערכה התואמת רמת תפקוד זו. כלומר, רק במקרה שהעובד הינו עובד בעל רמת ביצוע הגבוהה מהציפיות, ציון ההערכה שיקבל יהיה בטווח העליון של ציוני ההערכה בארגון שלכם. בשאר המקרים הציון יהיה סביב הציון הממוצע (במקרה של תפקוד תואם את הציפיות) או אף מתחת לו (במקרה של תפקוד נמוך מהציפיות).  

צעד רביעי– הצבת יעדי ביצוע ויעדי התפתחות.

ליבת התפקיד שלנו כמנהלים הינה הצבת יעדים עבור העובדים הכפופים לנו. תהליך ההערכה השנתי מעניק הזדמנות למנהלים לבצע את הדבר בצורה מובנת ומסודרת. חשוב להציב לעובדים יעדי ביצוע אשר הינם מאתגרים אך יחד עם זאת ניתנים להשגה, ומשקפים את ליבת התפקיד של העובד לדוגמא: אם ליבת התפקיד היא מתן שירות, יש לבחור יעדים שישקפו את האיכות והיעילות של השירות אותו מעניק העובד.

על מנת שניתן יהיה לבחון את מידת העמידה ביעדים, חשוב להגדירם בצורה מדויקת וניתנת למדידה כמו גם קביעת טווחי זמן למימושם. מומלץ אף להציב לעובד לא רק יעדי ביצוע אלא יעדי התפתחות, אשר נועדו לפתח את כישוריו ויכולותיו. לדוגמא: אם אני כמנהל מעוניין לפתח את כישורי ההדרכה  של עובד מסויים, אני יכול להציב כיעד התפתחות ביצוע הדרכה אחת לחודש בישיבת צוות.

 

צעד חמישי – הכנות לביצוע שיחת הערכה שנתית.

קבלת משוב הינה דבר אשר אינו פשוט עבורנו כבני אדם, ושיחת הערכה שנתית הינה אף מאתגרת יותר שכן  

היא משמעותית להתפתחות הקריירה של העובד (קידום בתפקיד או בשכר). חשוב להתייחס לשיחת המשוב  באותה רצינות בה הייתם רוצים שהמנהל שלכם יתייחס לשיחת המשוב שלכם. קבעו מועד לשיחה מראש על מנת לאפשר גם לעובד להתכונן אליה, פנו זמן מספק לשיחה (זמן מומלץ הינו שעה לפחות), וודאו כי תגיעו לשיחה זו נינוחים וממוקדים ( מומלץ לשריין 15-20 דק' זמן בלו"ז לפני השיחה על מנת "לנקות את הראש" ולהגיע  רעננים לשיחה). להכנות אלו יש חשיבות מכרעת להצלחת השיחה.  

מעוניינים לקבל מידע נוסף אודות ביצוע שיחת ההערכה בפועל ומינופה באופן אפקטיבי?  השארו פרטים וקבלו מידע נוסף:

img_ArticleTag הערכת עובדים, מתן משוב, משוב אפקטיבי, שיחת משוב
האתר נבנה במערכת 2all | בניית אתרים